Revised October 18, 2015

KeyForce Toastmasters Club

Procedure Manuals of Officers

Index

President

Vice President Education

Vice President Membership

Vice President PR

Secretary

Treasurer

Sargent at Arms

**********************

 

President

  1. Conduct Club Executive Committee Meetings
  2. Support, assist, guide all officers so that they can perform their duties as officers
  3. Make sure Club Officers commitment to Toastmasters  -Club Officers Training twice a year (at least 4 officers each time eligible for a DCP point)
  4. Take an initiative to organize Summer Gala, Xmas Gala, In-house contest and Area Speech Contests as workload of VPE is heavy.
  5. Welcoming guests and turning them to members

All information data for the above, such as special event planning and scripts, are archived in oneDrive. https://onedrive.live.com/about/ja-jp/   ID: keyforce@outlook.jp.

Vice President Education

Schedule members’ speeches and projects and serve as a resource for questions about speeches, education awards, and the mentor program.

A.  Coordinate Regular Meeting and assign the roles (Manual P 26)

  1. Collect speech plan from each member and record the assignment chart.
  2. Decide role assignment plans at Officers Meeting – 5 weeks before the meeting
  3. Obtain confirmation from TME, and prepared speakers – 2 week before the meeting.
  4. Complete a tentative role assignment by VPE
  5. Send the tentative role assignment to all members
  6. Send TME procedure and delegate r the meeting arrangement to TME– 11-10 days before the meeting
  7. Support TME – 10 days before up to the meeting date
  8. Record and update the assignment chart in Home Page.

B. Assist with Education Award (Manual P 26)

    1. Arrange meetings to help members complete education awards in a timely fashion.
    2. Verify project speeches and submit award applications to Toastmasters HQ.

C.  Manage Mentor Program (Manual P 26)

  1. Give an orientation to new members with VP Membership
  2. Assign a mentor to new member by consulting with VP Membership
  3. Explain and ask to follow KeyForce Mentoring Program (posted in Members Only website) (Update mentoring list in Home Page)
  4. If necessary, hold an individual mentoring session for activation.

For organizing special events, such as Summer Gala, Christmas Gala and Speech Contests, special committees will handle. (Manual Page 28)

FAQ

Q1: Does it necessary to proceed my Project in order or may I skip?

A1:  For Competent Communication, 10 speech projects designed to develop your speaking skills one step a time. There fore you present the speeches in numerical order. (CC manual P4)

Q2:  Why a speaker has to send his or her draft to the evaluator beforehand?

A2:  Because English is our second language, keywords and main message might not be sufficiently communicated with the audience. So in KeyForce, all speakers are asked to send his or her draft in advance.

Q3. What is the guideline to assign the roles.

A3. It is recommended to assign the roles in accordance with Competent Leadership manual.  We usually assign TME and an evaluator after Project 3.

Q4:  If I want to get evaluated without sending my draft beforehand (Impromptu evaluation), how can I do it?

A4:  In KeyForce, we have a guideline as follows:

1.The speaker should inform VPE beforehand.

2.The speaker has to have a convincible, good reason for the impromptu evaluation.

3.The speaker should have an ability to communicate clearly key words and main message to the audience with native level.

Q5:  What is the procedure to be a guest speaker?

A5:  He or she needs to obtain his or her club VPE’s approval.

If he or she want to proceed the project, usually VPE assigns an evaluator. In that case, the speaker has to send his or her draft to the evaluator in advance.

All information data for the above, such as special event planning and scripts, are archived in oneDrive. https://onedrive.live.com/about/ja-jp/   ID: keyforce@outlook.jp.

Vice President Membership

1. 新入会員の登録

(1) 入会希望者にApplication Formを手わたすか、メールで記入依頼する。
(□で囲まれた金額等の情報は記入不要)
2ページ目一番下のApplicant の箇所に名前をタイプしてもらう。
紙で提出の場合はサイン
(2) クラブ口座に振り込み依頼する。
KeyForce会費(会場費等他の経費も含みますのでTMIへの支払額とは異なります)
入会金;5,000円
会費; (次回更新時までの月数 x 1,000円)
(振込先)
三菱東京UFJ
支店名 青山支店
店舗: 608
普通預金口座: 0281570
口座名: キーフォーストーストマスターズクラブ 会計 菅野 眞理子

(3) 振込確認をした後TMIのwebsiteから登録、VP Membershipのクレジットカードで入会金と会費を支払う。
Membership Site: Login
http://www.toastmasters.org/Members.aspx
画面左CLUB CENTRAL クリック
KeyForce Club クリック
Submit membership application(s) – new/dual/reinstate クリック
ここでメンバー情報を入れてカード払いして下さい。
(4) TMIからカード支払い金額の領収がメールで届くので、それをTreasurerに送り、立替払い金額を払い戻してもらう。

(5) グループメールに新会員を登録する。

2. 新入会員のInduction Ceremony

新人の例会出席予定を確認後、会の始めにInduction Ceremonyをするようにオフィサー及びTMEに伝える。スクリプトがあるので、それに従い入会式を行う。事前にVPEと相談し、Mentorを決め入会式で発表する。

3. 年2回のMembership Renewal

Toastmastersの会費は4月〜9月、10月〜3月の半年ごとに支払うようになっているので、少なくとも次の期間の1ヶ月前には会員に継続の有無の連絡を始め、遅くとも3月末日、9月末日までにはWebsiteでメンバーシップ更新手続きをし、クレジットカードで支払をする。

4. ゲストブックおよびゲストへの挨拶

毎回の例会でゲストに挨拶し、ゲストブックに記載してもらう。
Prospective Membersに次回の会合案内をメールする。

5. 名簿更新

新人が増えた際には名簿を更新し、例会で配る。

Vice President PR

  • To update all information on HP.
  • To contact Mr. Kato (Web Master) when urgent matters happen on HP.
    Mr. Kato’s e-mail address:   kato@tama.st
  • To make the flyer or program on the necessary occasion.
  • To obtained internet related information recommended by TMI.
  • To contact media on the necessary occasion.
  • 1. ホームページを最新の情報に保つため

    (1) ホームページのUpdateの仕方
    上のバーから固定ページ編集を選び、固定ページ一覧を出す。この一覧の中から編集する項目を選び編集する。
    編集した後は必ず更新ボタンを押す。これを忘れると更新されません。
    又編集ではなく、新規に投稿するもの、例えばMeeting Minutes等は新しく投稿した後に公開ボタンを押し、その後に更新ボタンを押す。
    これが編集や新規追加した時の基本の操作です。

    (2)一覧の中で年初にやらなければならないのは、About usのページの新しいオフィサーの名前の変更です。
    そして名前のリストの下に新しいプレジデントのInauguration Speech を載せていますので、プレジデントから原稿をもらって載せて下さい。写真も付けてあげればベターです。前のプレジデントのスピーチは更に下に過去のプレジデントのスピーチが載せてありますので、そちらに移行して下さい。
    移行の仕方は過去のプレジデントの名前を追加してその名前をプレジデントのスピーチを載せているページのURLにリンクさせます。

    (3) 次にやらなければならないのはScheduleのアップデートです。,/strong>
    Scheduleのページを編集して年間のスケジュールと予約できた会議室名(SAAに聞く)を入れて下さい。

    (4)Meeting の新規追加も行います。
    これは海外からのvisitorなどmeetingの様子がわかる記事を新規投稿します。投稿したら公開ボタンを押してから更新ボタンを押してください。

    これは更新ではなく新規投稿になりますので、Minutesを載せたら公開ボタンを押してから更新ボタンを押してください。
    そしてここで編集とは違う点は、右側上にあるPost Restrictionの「Unblock this投稿」に必ず☑を入れて下さい。これを☑して置かないと外部からの人達が見る事ができません。
    又右側下の方にカテゴリーの指定がありますが、Meeting Minutesに☑をして下さい。

    (5)Summer GalaやChristmas Galaやコンテスト等のイベントがあった場合は写真を付けて記事を載せて下さい。
    Galaは固定ページ一覧のWelcome to KeyForce TMCフロントページを編集する形で、過去の記事の上に追加していけば良いです。
    同じようにコンテストの場合はContestのページで過去の記事の上に追加していけば良いです。
    写真の挿入の仕方は、先ずご自分のPCに取り込んだ写真をメディアのページに追加して下さい。その上で記事を書く時にメディアの挿入から写真を記事に入れる事ができます。

Secretary

1. Take minutes of our regular meetings and input them in easySpreak.

Please follow the format of easySpeak:

Word of the Day, best Speakers and speech titles, etc.

Overall comments (One or two lines ) including major events, new officers’ selection, induction ceremony, budget, etc. as recording.

If we have officer’s meetings, take minutes of those meetings as well.

2. Order necessary stationery to Toastmasters International, like ribbons, textbooks, etc.

Treasurer

1. Petty Cashの支払い、領収書の発行、保管,Cash Flow Chartの記帳

  • TWPの部屋代
  • Summer Gala やChristmas GalaのSubsidy
  • Officers training, contestなどの参加費、交通費
  • コピー代、文房具代
  • その他
  • (サンプルCash Flow Chart参照)

2.会費の集金と精算

(1)下記の3種類のMembership feeを集金または銀行振込してもらう。(9月初め、3月初め)
お知らせはVP Membershipが流してくださる。
Active Members – ¥7,000 for 6 months each
Dual member   ¥6,500 for 6 months each
Student members ¥5,000 for 6 months each
Inactive Members – ¥4,500 for 6 months each;
会費の手渡しの場合はreceiptを発行する
銀行振込はBankBook
を記帳する
だれが誰が支払ったか記録にExcelに残しておく。(サンプルExcel参照
人数がまとまったら、VPMにTMIに支払うお金を渡す。
(銀行振込は手数料がかかるので、手渡しが好ましい。しかし必ず記録を残す。)

(2) New MemberはVPMがいくら支払うかメールを出してくれ、ccがくる。
入金を確認したらconfirmationを、New Member cc: VPMとVPEに送る
New Members – One Time Initiation – ¥5,000
Monthly payment  月割会費

(3) VPMがTMIに支払う
Active,Duel,Inactive memberはすべて6ヶ月36USドルを支払う。
New Members は One Time Initiation – $20 と 一ヶ月6ドルを支払う
DCP pointを獲得するためには、10月1日までと4月1日までに
8人以上のRenewal 手続きが必要なので、支払ったメンバーをVPMに報告する。
VPMはCredit Cardでドル建てで支払っているのでTreasurerの間でExchange Rateなどで生じた差額を精算する

(4) TM Jeff Andersonはドルで送ってくるので、それを換金して、入金する。

3. 年度末に精算書を作成する。

4. Auditorに見てもらい、承認を得る

5, 精算書もとに、次期予算を作成し、Officerの承認を得て、meetingで配布、報告する

年末清算書、承認された次期予算はOneDrivehttps://onedrive.live.com/about/ja-jp/ ID: keyforce@outlook.jpにuploadする

Seargent at Arms

1.会場の予約

  • 1.会場の予約東京ウイメンズプラザのHome Pageに入り予約する。
    ID: 020354
    Password: XXXXXX  (別途 引き継ぎ)
    開催名 Keyforce Toastmasters Meeting → 案内板に表示される
    目的は女性のリーダーシップの向上 → 女性の活動が必要
    英語のスピーチスキルの向上

20日~月末 3ヶ月先の抽選へ応募
1日から10日 抽選を確認し、予約を確定する
Cancellationは出来るだけ早く。原則1週間前

  • Officers  meetingで予約状況を報告する。
  • 支払いは2階の事務所-できるだけ早くが原則だが当日でOK (2015 termはPresident)

2.当日

会場の用意
机を並び替える. (事前に支払いの場合5:30開場)

  • 1階に行って カードを出して、ロッカーの鍵をもらう。
    ロッカーをあけて必要なものを出す。(鍵を保管)
  • 部屋の外にKeyForceの張り紙をつけた看板をだす
  • 備品をセットする
    Lecternをセットする。Timer, Vote counterなどの備品を並べる
  • Guestなどを案内し、名前を白版に書く。
  • 会のはじまりを宣告する
    ”All rise.  Please welcome our Madam President Mariko Misaka to the lectern with a big hand.”
  • 会の終わり
    備品を集めて(マグネットをわすれないように)ロッカーに入れて、鍵を返す

3.Off-site Special Events (Summer Gala. Christmas Gala, Area Contest, etc)

会場にbanner 一式、time sheet 3枚とストップウオッチを持参する。

4.東京ウィメンズプラザのロッカーの登録

  • 毎年8月20日までにロッカーの使用申請をする。7月頃TWPから申請書類が届く。
    今期は代表者TM Onoe, 担当者 TM Matsukawaで登録