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Information for Officers

Revised July 19, 2013

KeyForce Toastmasters Club

Procedure manuals of Officers

President

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Vice President Education

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Vice President Membership

1. 新入会員の登録

(1) 入会希望者にApplication Formを手わたすか、メールで記入依頼する。
（□で囲まれた金額等の情報は記入不要）
２ページ目一番下のApplicant の箇所に名前をタイプしてもらう。
紙で提出の場合はサイン
(2) クラブ口座に振り込み依頼する。
KeyForce会費（会場費等他の経費も含みますのでTMIへの支払額とは異なります）
入会金；5,000円
会費；1,000円（次回更新時までの月数）
（振込先）
三菱東京UFJ 　新橋駅前支店
普通口座　４５４７９８１
クロダ　マサコ
(3) 振込確認をした後TMIのwebsiteから登録、VP Membershipのクレジットカードで入会金と会費を支払う。
Membership Site: Login
http://www.toastmasters.org/Members.aspx
画面左CLUB CENTRAL クリック
KeyForce Club クリック
Submit membership application(s) – new/dual/reinstate　クリック
ここでメンバー情報を入れてカード払いして下さい。
(4) TMIからカード支払い金額の領収がメールで届くので、それをTreasurerに送り、立替払い金額を払い戻してもらう。

(5) りえこさんにメールで新人登録完了報告をして、グループメールに入れてもらう。

2. 新入会員のInduction Ceremony

新人の例会出席予定を確認後、会の始めにInduction Ceremonyをするようにオフィサー及びTMEに伝える。スクリプトがあるので、それに従い入会式を行う。事前にVPEと相談し、Mentorを決め入会式で発表する。

3. 年２回のMembership Renewal

Toastmastersの会費は4月〜9月、10月〜3月の半年ごとに支払うようになっているので、少なくとも次の期間の１ヶ月前には会員に継続の有無の連絡を始め、遅くとも３月末日、９月末日までにはWebsiteでメンバーシップ更新手続きをし、クレジットカードで支払をする。

4. ゲストブックおよびゲストへの挨拶

毎回の例会でゲストに挨拶し、ゲストブックに記載してもらう。
Prospective Membersに次回の会合案内をメールする。

5. 名簿更新

新人が増えた際には名簿を更新し、例会で配る。

Vice President PR

 

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Secretary

 

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Treasurer

 

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Seargent at Arms

1.会場の予約

 

  • 1.会場の予約東京ウイメンズプラザのHome Pageに入り予約する。 → TM Kawamoto
    ID: 020354
    Password: key4ce (小文字)
    開催名 Keyforce　Toastmasters　Meeting → 案内板に表示される
    目的は女性のリーダーシップの向上 → 女性の活動が必要
    英語のスピーチスキルの向上

 

20日～月末 3ヶ月先の抽選へ応募
1日から10日 抽選を確認し、予約を確定する
Cancellationは出来るだけ早く。原則1週間前

  • SC meetingで予約状況を報告する。 → TM　Kawamoto
  • 支払いは2階の事務所-できるだけ早くが原則だが当日でOK
    まとめて事前に支払い → TM Kasey Yawata

 

2.当日

 

  • 会場の用意
    机を並び替える. (事前に支払いの場合5:30開場) → TME
  • 2階の事務室で確認書を提示し、利用書をもらってくる。 → TM Kasey Yawata
  • 1階に行って カードを出して、ロッカーの鍵をもらう。 → TM Yokoyama/ Karakasa
    ロッカーをあけて必要なものを出す。（鍵を保管）（

 

  • 備品をセットする（半期交代） → TM Yokoyama/Karakasa
    Lecternをセットする。Timer, Vote counterなどの備品を並べる
  • Guestなどを案内し、名前を白版に書く。 → TM Yokoyama
  • 会のはじまり → TM Yokoyama
    All　rise.
    Please welcome our Madam President Mariko Misaka to the lectern with big hands.
  • 会の終わり → TM　Yokoyama
    備品を集めて（マグネットをわすれないように）ロッカーに入れて、鍵を返す。
  • 利用書を２階の事務室に返す → TM Kasey Yawata

3.Off-site Special Events (Summer Gala. Christmas Gala, Area Contest, etc)

  • 会場にtime sheet 3枚とストップウオッチを持参する。 → TM Yokoyama

4.東京ウィメンズプラザのロッカーの登録

  • 毎年8月20日までにロッカーの使用申請をする。TWPから申請書類が届く。
    今期は代表者TM　Misaka,　担当者　TM　Karakasaで登録